Personvern

Vi i Universell er opptatt av å ivareta personvernet til våre brukere, leverandører, partnere og deres ansatte. I dette dokumentet gir vi en orientering om når, hvorfor og hvordan vi behandler personopplysninger vi får tilgang til som ledd i vårt arbeid.

1. Hvorfor behandler vi dine personopplysninger?

Personopplysningene vi får tilgang til vil primært bli benyttet til å kommunisere med deg og til administrasjon av søknader.

Informasjon om din bruk av våre produkter og tjenester kan også benyttes i vårt arbeid med produktforbedring og tjenesteforbedring og til statistikker forbundet med dette.

2. Hvilke personopplysninger behandler vi?

I sin alminnelighet vil vi bare behandle personopplysninger om deg som er nødvendig for å administrere utsendelse av nyhetsbrev og som er nødvendig for å kunne oppfylle de forpliktelser vi har påtatt oss i skjemaer.
Personopplysningene vil typisk omfatte navn/kontaktperson, adresse, telefonnummer og annen kontaktinfo, fødselsdato, stilling, rolle og arbeidsgiver.

Vi behandler i utgangspunktet ingen sensitive personopplysninger om våre brukere.

3. Hvordan samler vi inn dine personopplysninger?

Kilden til opplysningene vi har om våre brukere vil normalt være brukeren selv ved at bruker selv gir opplysninger ved registrering på nettet.

4. Hvordan bruker vi henvendelser og informasjonskapsler (cookies)?

Vi vil kunne sende forskjellige typer henvendelser til deg inntil 3 år etter din siste kontakt med oss, med mindre annen kontakt tilsier at kontakten kan anses for å bestå/avvikles.

Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres på datamaskinen din når du besøker vår nettside. Dette gjør at nettsiden kan huske handlingene eller preferansene dine over tid, samt huske din innlogging.

Vi legger informasjonskapsler på nettsiden vår (såkalt «førsteparts-cookies»). Vi bruker:

  • funksjonelle informasjonskapsler, som hjelper å gjenkjenne deg når du vender tilbake til nettsiden vår og huske preferansene dine, f.eks. dine språkinnstillinger.
  • analytiske informasjonskapsler, som hjelper å telle antall besøkende og hvordan nettsiden vår brukes.

Dersom du ikke ønsker å godta nødvendige, funksjonelle eller analytiske informasjonskapsler, kan du selv justere dine personverninnstillinger slik:

Les mer om informasjonskapsler her.

5. Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger?

Vi vil innhente samtykke fra deg til behandlingen av personopplysninger. Informasjon om hva du samtykker til vil fremkomme utvetydig der personopplysningene gis.

6. Hvem har tilgang til dine personopplysninger hos oss?

Vi vil begrense tilgangen til personopplysningene om deg til de personer i Universell som har behov for slik tilgang ut fra de formål som er nevnt under punkt 1 ovenfor. Vi kan også dele disse opplysningene med våre underleverandører og andre samarbeidspartnere, se også punkt 7 og ved særskilt behov også våre rådgivere, revisorer, advokater, IT-konsulenter og andre. Vi vil i slike tilfeller påse at alle opplysninger blir behandlet fullt ut i samsvar med formålet og at våre leverandører påtar seg ansvar for å ivareta informasjonssikkerhet i samsvar med de krav og regler som til enhver tid gjelder.

7. Hvem utleverer vi dine personopplysninger til?

Vi vil kunne benytte leverandører (underleverandører) som bistår oss med behandling av personopplysninger. Dette vil typisk være leverandører av lagringstjenester og kommunikasjonsløsninger som inngår i våre leverandørsystemer. Dette skjer kun hvor det er nødvendig for at du skal få tilgang til den aktuelle tjenesten. Samtykke til slik deling vil i så fall bli innhentet i forbindelse med kjøp av den aktuelle tjenesten/produktet.
Personopplysninger vil for øvrig ikke bli delt med andre.

8. Hvordan og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Personopplysninger oppbevares så lenge det er behov for ut fra formålet med behandlingen, og skal deretter slettes.

Personopplysninger vi samler inn i forbindelse med bruk av våre tjenester, lagres elektronisk med datasikkerhet i lokal IT.

Du kan når som helst be oss om å slette opplysninger knyttet til deg, med mindre det er lovpålagt å oppbevare opplysningene en viss tid (f.eks. rettskrav, regnskapslov mv.).

9. Hvilke informasjonskrav har du?

Du skal informeres om behandlingen av personopplysninger som vedrører deg. Dette skrivet er derfor tilgjengelig på vår nettside, og vises til med innlagt lenke på de sider der du kan registrere opplysninger om seg selv eller legge inn søknader. For brukere som er i kontakt med oss på annen måte, skal det gjøres oppmerksom at denne informasjonen er tilgjengelig når opplysningene samles inn.

Som registrerte har du rett til:

  • å få innsyn i de personopplysningene som vi behandler om deg
  • å kreve at feilaktige, unødvendige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller fjernes
  • å protestere mot behandlingen fra direkte markedsføring, samt vite om eventuell profilering
  • å trekke tilbake eventuelle samtykker til å behandle de personopplysningene som du har gitt oss
  • å motta de personopplysningene om deg selv som du har gitt oss og overføre dem til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet)
  • å kontakte oss hvis du har innspill eller spørsmål knyttet til vår behandling av personopplysninger
  • å klage til Datatilsynet direkte dersom du anser at behandlingen av dine personopplysninger er i strid med gjeldende lovverk 

10. Hvordan sikrer vi behandlingen av dine personopplysninger?

Vi har etablert rutiner og tiltak på ulike nivåer for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende lovverk. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger, tekniske systemer og fysiske prosedyrer for å ivareta informasjonssikkerhet og rutiner for å verifisere innsyns- og rettingsforespørsler. Nærmere opplysninger om disse risikovurderingene og sikkerhetstiltakene kan fås ved henvendelse til oss.

11. Hvordan kan du kontakte oss?

Brukere som har spørsmål eller krav forbundet med vår behandling av personopplysninger, kan kontakte oss:

Universell
Kolbjørn Hejes vei 4
7491 Trondheim
E-post: kontakt@universell.no