Universell utforming av PDF-dokumenter

Hvorfor PDF?

Alle offentlige virksomheter skal primært legge ut tekstdokumenter i HTML (altså nettside) på sine nettløsninger. Dersom det er nødvendig å ivareta formateringen i dokumentet, som ikke lar seg gjøre direkte i publiseringsverktøyet til nett, er det obligatorisk å legge ut dokumentet i PDF-format. Dette kan eksempelvis være grafiske brosjyrer eller presentasjoner hvor formateringen har en pedagogisk verdi. Vi oppfordrer uansett alltid til å tenke igjennom om dokumentet like gjerne kan lages som en nettside. 

Når du først har lagt ut dokumentet som HTML eller PDF, kan du gjerne også legge det ut i andre formater, sånn som DOCX, PPTX, XLSX med videre.

Dette betyr i praksis at Powerpoint-presentasjonen du har laget må legges ut som PDF, men vi anbefaler å legge den ut som PPTX-fil i tillegg. Dette fordi studenter kan ha forskjellige preferanser når det gjelder format.

Under følger en kort oppsummering av vurderingene du må gjøre når du skal publisere et dokument:

Kan dokumentet legges ut som HTML?

• Ja
  
  • Publiser som HTML (nettside). Nå kan du også legge ut dokumentet i andre formater.
    
• Nei
  • Legg dokumentet ut i PDF-format.
    • Nå kan du også legge ut dokumentet i andre formater.

Dette gir følgende dokument-hierarki, hvor enten nivå 1 eller 2 er nødvendig å oppfylle:

1. HTML
   
2. PDF
   
3. Andre formater
   

Godt grunnarbeid – godt resultat

Det aller viktigste du kan gjøre for å sørge for en god PDF, er et godt grunnlagsdokument. De aller fleste av oss lager ikke dokumenter direkte i Adobe, men konverterer gjerne et dokument fra Word eller Powerpoint til PDF. Om disse dokumentene er korrekt satt opp og gjennomgått, har du et godt grunnlag for et universelt utformet PDF-dokument.

Se egen side om hvordan du sikrer:

• Word-dokument som er universelt utformet (kommer)
  
• Powerpoint-presentasjon som er universelt utformet (kommer)
  

Spesielt om tabeller

Merk særlig at tabeller er viktige å dobbeltsjekke før du konverterer til PDF. Adobe klarer ikke å gjenkjenne overskriftsraden med mindre du gjennomfører følgende triks i Word eller Powerpoint:

Høyreklikk øverste rad (overskriftsraden). Velg «Egenskaper for tabell». Gå deretter til fanen «Rad». Huk av i boksen «Gjenta som overskriftsrad øverst på hver side». Trykk OK.

Konvertering

Konvertering fra Office-dokument til PDF gjøres gjennom å velge «Lagre som PDF» i Word eller Powerpoint. Alternativt kan dokumentet konverteres i Adobe Acrobat Pro. Dette gjøres gjennom å velge «Opprett PDF» under Verktøy-fanen. 
I en konvertering er det som regel alltid noe informasjon som går tapt, uten at det trenger å være kritisk viktig informasjon. Vår erfaring tilsier at følgende informasjon ofte forsvinner eller mistolkes i konverteringen fra Office-programmer til PDF:

• Tittel på dokumentet blir borte.
  
• Tekstbokser oppfattes som bilder som mangler alternativtekst.
  
• Tabeller mangler overskriftsrader (se triks over).
  
• Selv om du har gitt alternativtekst til en figur laget i Office, kan deler av figuren (eksempelvis piler, linjer eller bokser) oppfattes som selvstendige bilder uten alternativtekst.
  
• Leserekkefølgen kan bli feil, særlig i Powerpoint-presentasjoner. Det betyr eksempelvis at det som står nederst på lysbildet leses først.
  

Det er mange egenskaper ved et dokument som er viktigere enn de som er listet opp over, men vi anbefaler å ordne opp i eventuelle feil for å heve kvaliteten på dokumentet.

Tilgjengelighetssjekk og feilretting

Du har nå et ferdig konvertert PDF-dokument og det er på tide å sjekke tilgjengeligheten i dokumentet. Funksjonene finner du ved å trykke på «Tilgjengelighet» under Verktøy-fanen.

Figur 2: Tilgjengelighetsverktøyet i Adobe Acrobat Pro.

Du vil nå få opp en rekke valg i menyen, men det vi skal konsentrere oss om nå heter Tilgjengelighetskontroll, eller «Full kontroll». Når du velger dette vil du få opp noen alternativer, men du kan fint bare trykke «Start kontroll». Dette vil gi deg en liste med (sannsynligvis) flere problemer som ble identifisert.

Figur 3: Resultatene av en tilgjengelighetskontroll i Acrobat Pro.

Adobe Acrobat Pro vil komme med forslag til hvordan du kan rette feilene, ved at alternativet «Reparer» dukker opp når du høyreklikker problemet. Om du er i tvil på hva feilen betyr, eller det ikke kommer opp et valg om å reparere, kan du velge «Forklar». Du vil da bli sendt til en av Adobe sine hjelpesider på nett, som er veldig gode og nyttige i arbeidet.

Logisk leserekkefølge og kontrast

Tilgjengelighetssjekken til Adobe klarer ikke å bedømme om leserekkefølgen eller fargekontrasten er riktig. Det kan derfor være lurt å sjekke dette manuelt. Leserekkefølgen finner du i menyen under Tilgjengelighet ved å trykke på følgende symbol:

Figur 4: Symbolet for leserekkefølge i tilgjengelighetsmenyen.

Du vil da kunne navigere gjennom sidene og se i hvilken rekkefølge de leses opp. Flytt avsnittene/objektene opp eller ned i listen over leserekkefølgen for å endre rekkefølgen siden leses.

Fargekontrast er et annet moment som Adobe ikke sjekker selv. Vi anbefaler å bruke et verktøy som Colour Contrast Analyser for å sjekke dette om du er i tvil.

Spesielt om alternativ tekst

Som nevnt tidligere, kan Adobe slite med å tolke alternativ tekst på store og komplekse figurer eller grafer du har laget i Word. Så lenge en del av figuren har alternativ tekst, kan de andre delene (slik som piler, streker, bokser m.v.) trygt markeres som dekorative. Du skal ikke gjenta samme alternativtekst på flere enn ett figurobjekt.

Et annet alternativ som er mer elegant, er å finne figuren igjen i leserekkefølgen. Under Alternativer, velg Vis Leserekkefølge-panel. Nå kan du markere hele figuren du ønsker at skal ha alternativ tekst, og velge «Figur/bildetekst». 

Figur 5: Skjermdump av hvordan du finner leserekkefølge-panelet.

Figur 6: Symbol og menypunkt for alternativ tekst, som du finner i tilgjengelighetsmenyen.

Når du har rettet opp feilene fra tilgjengelighetskontrollene, sjekket leserekkefølgen og eventuelt kontrollert fargekontrasten, har du forhåpentligvis et PDF-dokument av høy kvalitet, til glede for mange. Lykke til i arbeidet!