Microsoft Teams

Teams er Microsofts verktøy for videomøter og webinarer, og programmet har mange andre funksjoner for lagring, deling og prosjektsamarbeid. Vi har i denne sammenheng lagt vekt på å teste ut Teams som et undervisningsverktøy for forelesning, presentasjoner, veiledning og møter med video.

Det er mulig å sette opp et webinar ved hjelp av «Live events» som er et tillegg i Teams som krever lisens. Sjekk ut hva som gjelder for den lisensen din institusjon tilbyr. I «Live events» vil de som melder seg på arrangementet ikke innta noen aktiv rolle foruten å se og høre innhold. Den som arrangerer kan gi spesielle utvalgte mer aktive roller, slik som arrangør, produsent og foredragsholder. Denne versjonen er praktisk i tilfeller der det skal være lite dialog mellom kursholder og deltakere og mellom deltakere, som ved arrangering av større konferanser. Når det gjelder universell utforming oppleves verktøyet identisk for sluttbruker.  

I vår testing av Teams har vi generelt hatt noen utfordringer med Teams når det gjelder tilganger. Dette kan skyldes ulike roller, innstillinger gjort av vertsorganisasjonen eller ulike versjoner hos brukere. Møter kan settes opp med ulik funksjonalitet og ulike krav til innlogging (rett inn i møtet fra en lenke, venterom, ...).

Teams har så langt vært et verktøy primært beregnet for internt bruk i firmaer/organisasjoner. Det er potensielt veldig mye funksjonalitet: filområder, chater utenom møter, koblinger til andre verktøy (Planner, OneNote, ...). Brukes funksjonaliteten fullt ut vet vi fra brukertesting at det kan være veldig uoversiktlig for mange. Microsoft har nå planer om å inkludere Teams også i forbrukerversjonene av Office 365 (som fra 21. april får navnet Microsoft 365). Det kan bety endringer i brukergrensesnitt og funksjonalitet, men vår vurdering er at endringene sannsynligvis vil gjøre Teams mer tilgjengelig/ universelt utformet, ikke mindre.

Møtefunksjonalitet

Hvilke funksjoner som er tilgjengelige i Teams bestemmes av organisasjonen, lisenser og den som setter opp møtet. Funksjonaliteten Universell og MediaLT har vurdert finnes i test av funksjonalitet i Zoom og Teams (side 16).

Innlogging: Brukertesting har vist at innlogging kan være litt vanskelig for noen. En liten veiledning kan være nyttig.

Kamera og mikrofon av/på: Knapper nås med tastaturet på PC/Mac og de fungerer også fint i mobilversjonene. For PC/Mac finnes det hurtigtaster for veldig mange funksjoner [6]. De hurtigtastene vi hadde mest nytte av i testingen var:

Møteleder kan slå av mikrofonen for alle deltakere eller enkeltdeltakere, men ikke unmute mikrofonen til deltakerne. Dette kan være litt upraktisk hvis du vil hjelpe noen som ikke får dempet mikrofonen raskt, men gir deltakerne bedre sikkerhet for at de vet at mikrofonen ikke kan skrus på.

Teksting for hørselshemmede: Teams har kun automatisk teksting på engelsk, og dette ser ut til å fungere godt i den versjonen vi testet via NTNU. Det er ikke spesielle funksjoner for manuell teksting. Norsk diktering er tilgjengelig i noen av web-versjonene i Office. Det er derfor nærliggende å tro at automatisk teksting på norsk også kommer til Teams.

Chat: Meldinger blir lest opp av skjermlesere og du kan bla i meldingene. Emoji-knappen og kanppen «send fil» nås ikke med tastaturnavigering. Formatering kan ikke endres av mottaker. I Teams kan du ikke sende private meldinger i møtet. Du må da bruke chat-funksjonen, og i et møte er det ganske mye mer krevende enn det er eksempelvis i Zoom (særlig for de som bruker syntetisk tale og må høre på en skjermleser samtidig som møtet pågår).

Med skjermleseren Jaws må du bruke virtuell modus for å lese type vedlegg med mer (andre skjermlesere har liknende funksjoner). Dette kan møteleder eventuelt tipse deltakere som bruker Teams om. I virtuell modus kan Jaws lese alt som står i Teams-vinduet. Brukes ikke virtuell modus leser Jaws kun opp det du kan komme til ved å trykke Tab.

Skjermdeling og PowerPoint-presentasjoner: Skjermdeling fungerer ikke for de som bruker skjermleser. For PowerPoint er det imidlertid egen funksjonalitet (del PowerPoint), og innholdet som vises kan også leses av skjermlesere (gitt at selve presentasjonen er universelt utformet). Se ellers beskrivelse av skjermdeling i Skjermdeling (side 7).

Tavle/Whiteboard: Brukere som benytter skjermleser for å navigere kan velge penn, men ikke bruke pennen på tavlen. Touch-skjerm kan brukes for å tegne. Det er ikke mulig å ta inn for eksempel bilder. Bruk av tavla krever god håndkoordinasjon. Tavla kan lagres som bilde. Det er viktig at du forklarer det som skjer på tavla muntlig og beskriver bildet med tekst dersom det legges ut.

Grupperom: Har ikke funksjonalitet for grupperom ved at man automatisk flyttes mellom grupperom/ breakout rooms uten at det påvirker studenten. Det man kan gjøre i Teams er å opprette flere kanaler, og på den måten flytte seg mellom forhåndsdefinerte rom. Det finnes flere veiledere tilgjengelig blant annet på YouTube om hvordan man kan lage slike grupperom ved hjelp av kanaler i et digitalt klasserom.  

Vær oppmerksom på at møteromfunksjonaliteten fungerer også med skjermleser, men det kan være forvirrende å vite hvilket rom man faktisk befinner seg i. Etter å ha testet dette vil vi anbefale: 

• Møteleder må være tydelig på hvordan man navigerer mellom hovedrom og grupperom, og at det kan være nødvendig å gå via «Team» og finne ny kanal dersom noen bruker skjermleser. 
  
• Navn på grupperom må være tydelig adskilt med korte navn, start gjerne med 1,2 eller 3, alternativt A, B eller C. 
  
• Ved bruk av mobil må man legge på det møterommet man er i, og åpne nytt via kanaler. 
  

Sjekke ulik statusinformasjon: Spesielt for skjermlesere er det vanlig at det kan være vanskelig eller umulig å få med seg dynamiske oppdateringer. I Teams fungerer mye veldig bra, og det er mulig å få med seg det meste også for sterkt synshemmede. 

Polls: Teams har ikke egen funksjonalitet for meningsmålinger/spørsmål. Du kan eventuelt bruke Menti eller for eksempel Microsoft Forms (som begge er universelt utformet).

Teams og universell utforming

• Norsk språk
  
• Egen funksjon for deling av PowerPoint som brukere av skjermleser kan lese, dersom presentasjonen i seg selv er gjort universelt utformet.